3CX mit KI-Telefonassistent verbinden

3CX hat alles, was eine Telefonanlage braucht: Warteschlangen, digitale Rezeptionisten, Zeitpläne, Regeln. Was sie nicht hat, ist jemand, der um 19 Uhr noch abnimmt, den Terminwunsch versteht und ihn in den Kalender schreibt. Genau dafür hängen Sie einen KI-Telefonassistenten an — nicht als Ersatz der Anlage, sondern als weiteres Ziel in ihr.

Technisch ist das ein SIP-Trunk: 3CX registriert sich mit Ihrem callagent.pro-SIP-Konto, und alles, was über diesen Trunk hinausgewählt wird, landet beim Assistenten. Danach entscheiden Sie in 3CX allein mit Regeln, wann das passiert.

Schritt 1: Assistent und SIP-Zugangsdaten

Legen Sie bei callagent.pro einen Agenten an — Sprache, Stimme, Beschreibung Ihres Unternehmens, Verhalten bei Terminen und Rückrufwünschen. Testen Sie ihn im Browser. Dann im Dashboard unter SIP/IAX die Zugangsdaten notieren:

• Benutzername im Format 10xxxx
• Passwort
• Server / Registrar: callagent.pro, Port 5060 (UDP)

Schritt 2: Trunk in 3CX anlegen

1. In der 3CX-Verwaltungskonsole: Voice & Chat (V20) bzw. SIP-Trunks (V18) → Trunk hinzufügen.
2. Land: beliebig, Anbieter: Generic VoIP Provider (generischer Anbieter). Hauptrufnummer des Trunks: Ihr callagent.pro-Benutzername 10xxxx.
3. Reiter Allgemein:
   • Registrar / Server: callagent.pro, Port 5060
   • Authentifizierung: Register / Account based (registrierungsbasiert)
   • Authentifizierungs-ID: 10xxxx, Passwort: Ihr callagent.pro-SIP-Passwort
   • Gleichzeitige Gespräche: so viele, wie der Assistent parallel annehmen soll
4. Haken bei „Ausgangsregel für diesen Trunk anlegen“ lassen — das spart den nächsten Schritt zur Hälfte.
5. Speichern. Der Trunk zeigt nach wenigen Sekunden den Status Registriert (grün). Im callagent.pro-Dashboard erscheint das SIP-Konto als Registered mit der IP Ihrer 3CX.

Bleibt der Trunk rot: Ist Port 5060/UDP aus Ihrem Netz nach außen offen? Hat Ihr Router ein SIP-ALG, das Sie abschalten sollten? Stimmt die Authentifizierungs-ID exakt mit dem Benutzernamen überein? Das sind in dieser Reihenfolge die drei Ursachen, die wir sehen.

Schritt 3: Ausgangsregel — was über den Trunk hinausgeht

3CX routet ausgehende Anrufe über Ausgangsregeln. Legen Sie eine Regel an, die genau die Nummer des Assistenten über den callagent.pro-Trunk schickt und sonst nichts:

• Name: KI-Assistent
• Gilt für Anrufe mit Präfix: 10 und Länge: 6 Ziffern — das trifft exakt Ihr Konto 10xxxx
• Route 1: der callagent.pro-Trunk, Ziffern entfernen: 0, Präfix voranstellen: keins
• Gilt für Nebenstellen: alle — ein Weiterleitungsziel wird von der Anlage gewählt, nicht von einer bestimmten Nebenstelle; eine auf Nebenstellen eingeschränkte Regel blockiert genau diese Weiterleitungen

Test: von einem Telefon 10xxxx wählen. Der Assistent meldet sich.

Schritt 4: Wann soll der Assistent rangehen?

Ab hier ist es reine 3CX-Konfiguration. Überall, wo 3CX ein Ziel fragt, tragen Sie „Weiterleitung an externe Rufnummer“ → 10xxxx ein. Die drei typischen Fälle:

a) Eine Rufnummer komplett an den Assistenten

Trunk Ihres Netzbetreibers → Eingangsregeln → DID auswählen → Ziel innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten: externe Rufnummer 10xxxx. Der KI-Empfang für eine Service- oder Terminhotline.

b) Überlauf einer Warteschlange oder Rufgruppe

Warteschlange → Ziel, wenn niemand abnimmt (maximale Wartezeit) → externe Rufnummer 10xxxx. Ihr Team bleibt erste Wahl; der Assistent übernimmt erst, wenn alle besetzt sind. Für Praxen, Werkstätten und Kanzleien der häufigste Aufbau.

c) Außerhalb der Geschäftszeiten

Eingangsregel → Ziel außerhalb der Geschäftszeiten → externe Rufnummer 10xxxx. Tagsüber alles wie bisher, abends und am Wochenende der Assistent — mit Terminbuchung statt Anrufbeantworter. Feiertage pflegt 3CX in den Bürozeiten.

Auch der digitale Rezeptionist kann als Menüziel eine externe Rufnummer bekommen: „Für Terminvereinbarung drücken Sie die 1“ → 10xxxx.

Rufnummer des Anrufers mitgeben

Damit der Assistent sieht, wer anruft — für Rückrufnummern und die Begrüßung von Stammkunden — muss 3CX bei der Weiterleitung die Nummer des ursprünglichen Anrufers übermitteln. In den Ausgangsparametern des callagent.pro-Trunks setzen Sie das From: User Part auf OriginatorCallerID. Die Standardeinstellung schickt sonst die Hauptnummer der Anlage mit, und der Assistent sieht bei jedem Anruf dieselbe Nummer.

Zurück zur Anlage

Wenn der Assistent einen Anrufer an einen Menschen geben soll, hinterlegen Sie im callagent.pro-Dashboard als Weiterleitungsziel eine Rufnummer Ihrer 3CX — eine DID oder die Hauptnummer. Der Assistent verbindet dann mit kurzer Zusammenfassung, worum es ging.

Bekannte Stolpersteine

• V20 und generische Trunks: Einzelne V20-Installationen verlieren die Registrierung eines generischen Trunks nach ein bis zwei Minuten und registrieren nicht neu. Prüfen Sie, dass Ihre 3CX auf dem aktuellen Update ist; das Verhalten ist in neueren Builds behoben.
• Bei 3CX gehostete Instanzen bieten unter Umständen keine generischen Trunks an. Dann bleibt der Weg über eine Rufumleitung Ihres Netzbetreibers auf Ihre callagent.pro-Rufnummer — siehe die Anleitungen für Telekom, sipgate und Placetel.
• Ausgangsregel greift nicht: Die Regel muss für „alle Nebenstellen“ gelten und die Nummer darf nicht von einer früheren Regel mit kürzerem Präfix abgefangen werden. Regeln werden von oben nach unten ausgewertet.

Zusammenfassung

1. Assistent bei callagent.pro anlegen, SIP-Zugangsdaten notieren
2. 3CX: generischen Trunk mit Registrierung auf callagent.pro:5060
3. Ausgangsregel: Präfix 10, 6 Ziffern, über diesen Trunk
4. Eingangsregel, Warteschlange oder Geschäftszeiten → externe Rufnummer 10xxxx
5. Anrufen und zuhören