Placetel mit KI-Telefonassistent verbinden

Wer Placetel nutzt, hat die Telefonanlage bereits in der Cloud: Rufnummern, Routing, Warteschlangen, Ansagen — alles im Webportal. Ein KI-Telefonassistent fügt sich da nahtlos ein. Er ist entweder eine Rufnummer, an die Placetel weiterleitet, oder ein VoIP-Ziel, also aus Sicht der Anlage ein Endgerät wie jedes Tischtelefon. Die zweite Variante ist die elegantere: keine Weiterleitungskosten, und der Assistent kann über Ihre Placetel-Rufnummer auch nach außen telefonieren.

Vorbereitung

Legen Sie bei callagent.pro einen Agenten an und testen Sie ihn über Ihre callagent.pro-Rufnummer (Dashboard → Rufnummern), bis er sich so meldet, wie Sie es wollen. Dann einer der beiden Wege:

Weg 1: Weiterleitung im Placetel-Webportal

1. Im Placetel-Webportal zur Verwaltung Ihrer Rufnummern wechseln und die Nummer öffnen, die der Assistent annehmen soll.
2. Als Ziel der Rufnummer eine Weiterleitung auf eine externe Rufnummer wählen und Ihre callagent.pro-Nummer eintragen.
3. Bedingung festlegen: sofort (KI-Empfang), nach X Sekunden (erst Ihr Team, dann der Assistent) oder zeitgesteuert über die Zeitsteuerung der Anlage — etwa nur außerhalb der Öffnungszeiten.
4. Speichern und die eigene Nummer anrufen.

Placetel gibt bei Weiterleitungen nach extern standardmäßig Ihre eigene Rufnummer als Absender mit. Prüfen Sie im Webportal die Einstellung zur übermittelten Rufnummer, wenn der Assistent die Nummer des Anrufers sehen soll — das ist wichtig, damit er Rückrufnummern korrekt notiert und Stammkunden erkennt.

Weg 2: Eigenes VoIP-Ziel für den Assistenten (empfohlen)

Ein VoIP-Ziel ist bei Placetel ein Satz Zugangsdaten — Benutzer-ID und Passwort —, mit dem sich ein Telefon oder eine Anlage am Placetel-Server anmeldet. Legen Sie für den Assistenten ein eigenes an, dann bleibt alles andere in Ihrer Anlage unverändert.

1. Im Webportal unter Administration → VoIP-Ziele ein neues VoIP-Ziel anlegen, zum Beispiel mit dem Namen „KI-Assistent“.
2. In den erweiterten Einstellungen des VoIP-Ziels die Zugangsdaten anzeigen: Benutzer-ID, Passwort. Der Registrar ist bei Placetel immer fpbx.de, Port 5060 (alternativ 8933).
3. Diese Zugangsdaten über das callagent.pro-Dashboard an uns senden (SIP-Trunk-Anbindung). Wir hinterlegen sie; kurz darauf zeigt Placetel das VoIP-Ziel als registriert.
4. Zurück bei den Rufnummern: Das Ziel Ihrer Rufnummer auf das neue VoIP-Ziel setzen — direkt, als zweites Ziel nach Wartezeit oder als Mitglied einer Rufgruppe.
5. Eigene Nummer anrufen. Der Assistent nimmt ab, ohne dass ein Gespräch nach außen aufgebaut wird.

Wichtig: Die Benutzer-ID des VoIP-Ziels ist nicht Ihr Portal-Login und auch nicht das Login der Placetel-App. Nehmen Sie ausschließlich die Daten aus den erweiterten Einstellungen des VoIP-Ziels.

Placetel SIP-Trunking mit eigener Anlage

Wenn Sie Placetel als SIP-Trunk für eine lokale Anlage nutzen — etwa 3CX —, läuft das Routing in Ihrer Anlage. Dann meldet sich die Anlage zusätzlich bei callagent.pro an und leitet dorthin um. Die Schritte dafür stehen in der 3CX-Anleitung; für STARFACE gibt es eine eigene.

Welcher Weg für wen?

	Weg 1: Weiterleitung	Weg 2: VoIP-Ziel
Einrichtung	selbst im Webportal	VoIP-Ziel anlegen, Daten an uns
Kosten pro Anruf	Weiterleitung nach extern	keine
Assistent ruft über Ihre Placetel-Nummer zurück	nein	ja
Nutzbar in Rufgruppen und Zeitsteuerung	ja	ja, wie jedes Endgerät

Nach dem Umschalten

• Transkript und Zusammenfassung jedes Anrufs per E-Mail oder Webhook ins CRM.
• Termine direkt im verbundenen Kalender.
• Weiterverbinden an eine Placetel-Durchwahl oder ein Mobiltelefon, mit kurzer Übergabe-Zusammenfassung.

Zusammenfassung

1. Assistent bei callagent.pro anlegen und testen
2. Entweder: Rufnummer im Webportal auf die callagent.pro-Nummer weiterleiten
3. Oder: VoIP-Ziel anlegen, Zugangsdaten an uns, Rufnummer auf das VoIP-Ziel routen
4. Eigene Nummer anrufen und zuhören